10 trucs et astuces pour devenir un maître de Microsoft Word

En ce qui concerne le traitement de texte; Microsoft Word est la référence absolue. Dans le cadre de la suite de productivité Microsoft Office; plus d’un milliard d’utilisateurs d’ordinateurs dépendent chaque jour du programme. Même si tant de consommateurs utilisent Microsoft Word; tout le monde ne sait pas comment maximiser les capacités du programme. Word contient une multitude de fonctionnalités qui peuvent faciliter la création de documents, de rapports et de fichiers texte. Et lorsque votre travail quotidien devient plus facile; vous devenez plus productif et plus efficace. Ce qui devrait être l’objectif ultime de tout logiciel.

Vous trouverez ci-dessous 10 bons raccourcis, conseils, astuces pour booster votre utilisation de Microsoft Word. (La plupart de ces suggestions fonctionnent avec toutes les versions de Word, mais certaines sont exclusives aux versions plus récentes comme Word 2013, 2016 ou 2016 pour Mac.) Essayez-en quelques-unes aujourd’hui et dites-nous ce qui fonctionne pour vous.

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1. Copiez, collez et coupez avec des raccourcis clavier

Demandez à tous ceux qui connaissent ces raccourcis Ctrl + C pour copier, Ctrl + V pour coller et Ctrl + X pour couper et ils témoigneront de leur nature critique de gain de temps. Maîtrisez d’abord ces trois commandes de base et vous vous retrouverez à la création de documents à des vitesses surprenantes.

2. Effectuez un zoom avant ou arrière rapide pour éviter la fatigue oculaire

Certaines personnes aiment travailler dans une fenêtre Word avec un zoom avant à 150%; tandis que d’autres aiment éliminer la nécessité de faire défiler vers la gauche et la droite ou vers le haut et vers le bas en faisant un zoom arrière à 75% pour voir un document dans son intégralité. Dans les deux cas; utilisez le  bouton Fenêtre> Zoom  pour choisir le paramètre qui vous convient le mieux ou recherchez l’onglet «100%» avec un curseur  en bas à droite du document pour effectuer un zoom avant ou arrière facile.

3. Supprimez des mots entiers à la fois

C’est facile, vous savez peut être pas: au lieu de picorer lentement au clavier au texte de suppression, ou en maintenant  Backspace  pour éliminer les mots ou des phrases entières, appuyez sur Ctrl + Backspace  avec le curseur placé après un mot que vous voulez effacer. Ce qui rend une tâche fastidieuse beaucoup plus facile.

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4. Utilisez Smart Look up pour des recherches sur Internet

Chaque fois que vous mettez un mot ou une phrase en surbrillance et que vous cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, vous verrez «Recherche intelligente», qui sert de raccourci rapide pour naviguer sur le Web. Des définitions de mots aux scans d’actualités, cet outil puissant peut transformer une simple question en une richesse de connaissances.

5. Supprimez les formatages indésirables

Vous essayez de transformer un document d’une source externe en quelque chose qui fonctionne pour vous? Un formatage étrange peut vous ralentir; donc au lieu d’essayer de réparer une chose à la fois, appuyez sur  Ctrl + Espace  ou cliquez sur le bouton  Effacer tout le formatage  (dans les versions plus récentes, une  gomme sur un A dans l’onglet Accueil) pour supprimer le formatage du surligné texte et recommencez avec votre propre style.

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6. Dites exactement au programme ce que vous voulez faire

La plupart des versions les plus récentes de Word incluent un champ «Dites-moi ce que vous voulez faire» en haut de la barre d’outils. Insérez un mot ou une phrase se rapportant à n’importe quelle instruction et le programme peut rapidement identifier la commande que vous recherchez.

7. Utilisez plusieurs clics pour sélectionner des morceaux de copie

Plutôt que d’utiliser la méthode fastidieuse de glisser-mettre en surbrillance, vous pouvez utiliser votre souris pour sélectionner des morceaux de copie: double-cliquez sur un mot pour le mettre en surbrillance ou triple-cliquez pour mettre en surbrillance une phrase ou une section entière.

8. Insérez rapidement des liens dans un document

Semblable aux commandes copier / coller / couper, l’apprentissage du raccourci clavier pour ajouter des liens Web à un document, Ctrl + K  vous fera gagner beaucoup de temps et deviendra rapidement l’un des outils les plus pointus de votre kit.

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9. Sélectionnez la police par défaut que vous souhaitez excepté celle Word

Vous n’aimez pas Calibri ou Cambria? ou peut être vous préférez Arial à Times New Roman, ou aimez la nature moderne de Verdana? Vous pouvez choisir la police par défaut. Cette commande diffère selon la version, mais le moyen le plus fiable consiste à cliquer sur  Format> Police, sélectionnez les attributs souhaités, puis cliquez sur  Par défaut.

10. Trouvez rapidement et facilement n’importe quel mot que vous voulez

Au lieu d’utiliser votre souris pour accéder à la  commande Rechercher, cliquez sur Ctrl + F  pour ouvrir la fenêtre dans les anciennes versions de Word ou déplacer automatiquement le curseur vers le menu Rechercher dans le document qui apparaît toujours dans la barre d’outils dans les versions plus récentes.

CONSEIL BONUS

Cliquez sur la flèche déroulante sur la loupe du menu Rechercher et cliquez sur Remplacer pour remplacer automatiquement un certain mot ou une phrase par un autre mot ou une autre expression que vous spécifiez.

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